Assistant / Assistante de direction

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cœur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Vos Missions
Grade(s) : Poste ouvert au personnel de catégorie B ou personnel de catégorie C susceptible d'évoluer en catégorie B

Missions principales :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer les agendas de la Direction Générale
- Organiser les réunions, RDV (envoi ordre du jour, convocations, invitations), évènements ponctuels et en réaliser les comptes rendus le cas échéant
- Réceptionner, traiter le courrier et ses réponses
- Mise en forme des courriers et dossiers et des décisions émanant de la Direction Générale
- Gérer et diffuser l'information émanant de la Direction Générale ou des services demandeurs (décisions, notes d'information et notes de service)
- Assurer le classement et l'archivage des documents traités
- Assurer la collecte, la mise en forme et l'envoi des permanences hebdomadaires
- Préparation de dossiers pour les Directeurs

Gestion des instances :
- Participation à l'organisation des instances (Conseil de surveillance, Directoire, CSE, CME, F3ST),
- Constitution des dossiers des instances pour la Direction,
- Réalisation des comptes rendus et procès-verbaux des instances gérées par la Direction Générale (Conseil de surveillance, Directoire).
- Assistanat à la gestion de projets

Communication :
- Actualisation régulière des contacts institutionnels
- Réalisation de supports de présentation

Conditions d'accès au poste :
- Pratique du secrétariat
- Rapidité d'exécution (frappe)
- Prise de notes rapide

Compétences attendues :
Type(s) de Contrat : CDI ; CDD ; Détachement ; Mutation
Type(s) de Contrat : CDI ; CDD ; Détachement ; Mutation
- Bonne maitrise de l'outil informatique :
- Pack Office : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Intranet
- Internet
- Acquisition des modalités de fonctionnement du nouveau logiciel de gestion de l'information déployé à la Direction Générale
- Maîtrise de l'accueil physique et téléphonique

Qualités requises :
- Discrétion absolue
- Qualités relationnelles
- Autonomie et dynamisme
- Organisation et méthode
- Disponibilité
- Gestion de l'urgence
- Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire
- Bonne présentation

Conditions d'emploi
Quotité de travail : 100 %
Régime horaire/organisation du temps de travail :
Poste de jour:
- Poste en 7h30
- 14 RTT ou 19 RTT en fonction du grade de l'agent

Horaires : Amplitude horaire entre 8h30 et 18h00 en fonction du roulement avec le binôme.

Processus de Recrutement
- CV
- Lettre de motivation

Type(s) de Contrat : CDI ; CDD ; Détachement ; Mutation